caso de estudio: Las auditorías 3PL permiten ahorrar costo y mejorar la eficacia operativa

Victoria Gasho | Consultora sénior de gestión | 7 de enero de 2025

Fondo

Un proveedor nacional de productos de panadería y harina se asoció recientemente con nuevos proveedores logísticos externos (3PL) para apoyar sus operaciones de almacenamiento y cumplimiento. Con un modelo de distribución diverso, que satisface la demanda de los canales mayorista, minorista y de comercio electrónico, se asociaron con estos nuevos 3PL para simplificar y consolidar su red de distribución actual y centrarse más en sus actividades e iniciativas empresariales principales. Cada nueva asociación con un 3PL requiere un período de transición crítico, que abarca la documentación de los requisitos empresariales, la negociación de contratos, la integración de sistemas, el establecimiento de marcos de información y el desarrollo de procedimientos y plantillas de facturación. Con estos importantes compromisos y periodos de transición, es fácil que las cosas se descuiden.

Desafío

Dado el importante cambio que supuso el traspaso de las operaciones de sus socios 3PL titulares a sus nuevos socios 3PL, la empresa disponía de recursos mínimos para validar las facturas de los servicios prestados por sus nuevos socios. Debido a la complejidad de las operaciones y a los múltiples componentes de costo implicados, necesitaban garantías de que sus facturas mensuales reflejaban los cargos correctos en función de los servicios acordados. Para ofrecer esta garantía, Establish proporcionó un proceso de auditoría 3PL estructurado y exhaustivo para validar la exactitud de las facturas de sus almacenes 3PL.

Nuestro enfoque

Nuestros consultores 3PL proporcionaron una auditoría 3PL integral y un servicio de mejora 3PL, que implicó:

1. Validación de facturas de 3PL: Comparación de las facturas mensuales de los 3PL con las tarifas contratadas para confirmar la facturación correcta de los servicios y las tarifas.

2. Verificación de facturas resumidas frente a detalladas: garantizar que las facturas resumidas coincidan con los datos justificativos y transaccionales proporcionados por el 3PL.

3. Comparación de datos ERP: extracción de datos de ventas salientes, inventario, órdenes de compra entrantes y órdenes de transferencia del sistema ERP del cliente y comparación con los datos comunicados por el 3PL para identificar cualquier discrepancia en los volúmenes facturados.

4. Evaluación de previsiones: evaluar la precisión de las previsiones de nuestros clientes en comparación con la demanda real.

Conclusiones y soluciones

A través de nuestro detallado proceso de auditoría y validación de 3PL, identificamos varios problemas clave y ofrecimos soluciones prácticas:

1. Gestión de cobros excesivos

   Problema: Uno de los 3PL cobraba a nuestro cliente por las cajas entrantes en lugar de por los palés entrantes, lo que generaba costos inflados.

   Metodología: Utilizando los datos del ERP de entrada y capturando los detalles de pedidos, artículos y lotes, calculamos las cajas estimadas que debían manipularse y los palés estimados que debían manipularse y los comparamos con los volúmenes que facturaba el

   Solución: Descubrimos que la discrepancia se debía a un error operativo por el que la gestión de las entradas no se registraba sistemáticamente de forma correcta. Nuestra intervención permitió abonar a nuestro cliente los importes cobrados de más.

2. Tasas no contratadas

   Problema: Un 3PL cobraba una tasa de inserción por pedido, que no formaba parte del acuerdo contractual.

   Metodología: Utilizando el contrato, revisamos todas las áreas de servicio contratadas y determinamos que una tasa de inserción correspondía al trabajo específico de un proyecto y no debía cobrarse por cada pedido.

   Solución: Lo identificamos como un error de facturación sistemático y trabajamos con el 3PL para garantizar que este cargo sólo se aplicara al trabajo específico del proyecto, asegurando que nuestro cliente recibiera un crédito por el importe facturado en exceso.

3. Ampliación del almacén

   Problema: La superficie del almacén se amplió considerablemente durante varios meses, superando la superficie prevista, lo que provocó un aumento de costos almacenamiento.

   Metodología: Utilizando los datos de inventario del ERP del cliente, calculamos un número sustancial de SKU que tenían pequeñas cantidades a mano y/o que ocupaban un cubo mínimo en el almacén. Con estos resultados, validamos las ubicaciones de estos artículos en el almacén con el 3PL para comprender la utilización del almacenamiento de estas ubicaciones.

   Solución: Analizando la utilización del almacén, trabajamos con el 3PL para dar prioridad a la optimización del espacio mediante la implantación de más posiciones de medio palé. Esto redujo el espacio ocupado y mejoró la costo .

4. Horas extraordinarias

   Problema: El cliente estaba incurriendo en elevados gastos por horas extraordinarias para el cumplimiento de salida.

   Metodología: Utilizando los datos de salida del 3PL y los datos de previsión de ventas del cliente, validamos la precisión de la previsión y determinamos que los cargos por horas extra del 3PL se ajustaban al volumen de pedidos que superaban la previsión de nuestro cliente.

   Solución: Colaboramos con nuestro cliente para perfeccionar la metodología de previsión, aprovechando las tendencias históricas de ventas para determinar previsiones prospectivas. Este ajuste redujo los costos relacionados con las horas extras.

Resultados e impacto

• Mejoras en la precisión de las facturas de 3PL: se identificaron y corrigieron errores sistemáticos de facturación, lo que condujo a importantes costo .

• Mejoras en la eficiencia operativa de 3PL: optimización del uso del almacenamiento en el almacén para reducir costos innecesarios.

• costo 3PL: créditos garantizados por sobrecostes y eliminación de tarifas injustificadas.

• Mejoras en las previsiones: mayor precisión en la planificación de la demanda, lo que reduce costos futuros por horas extras.

Conclusión

Al implementar nuestro riguroso proceso de auditoría y validación de facturas 3PL, ayudamos a nuestro cliente a garantizar una facturación precisa, optimizar sus operaciones de almacén 3PL y mejorar la supervisión financiera de sus costos 3PL. Este compromiso reforzó la importancia de la mejora continua 3PL mediante la realización de auditorías 3PL en curso y la validación de datos operativos como componentes clave de la gestión de costo y la eficiencia en las operaciones de la cadena de suministro.