Negociaciones con el transportista

Negociaciones con el transportista caso de estudio

Las elevadas tarifas de transporte son la razón más común de un transporte elevado costo. Este cliente comparó su costo de transporte como porcentaje de las ventas con el de otras empresas del sector de talleres domésticos y herramientas eléctricas y se sorprendió al ver que su costo estaba en el cuartil más alto. El 75% de las empresas del grupo de comparación tenían un costos inferior al suyo. Una rápida comprobación con el director de tráfico aseguró a la alta dirección que "nuestras tarifas son las más bajas posibles". Aunque todos los directores de tráfico afirman tener las tarifas más bajas, sólo uno puede tenerlas realmente.

Una revisión más exhaustiva de la situación descubrió tres importantes oportunidades para reducir el transporte de mercancías costos:

1. Selección de transportistas y negociación de tarifas para envíos LTL.

2. Optimización de la red de plantas y almacenes.

3. Mejora del rendimiento de las existencias para aumentar el tamaño de los envíos .

El mayor ahorro potencial fue el resultado de obtener las tarifas más bajas posibles de algunos de los mejores transportistas. La evaluación comparativa de tarifas basada en una muestra de facturas de flete y la comparación de la media de costo por quintal con una base de datos de tarifas de otros transportistas similares confirmó que se podían negociar tarifas más bajas. En el caso de los envíos de carga inferior a camión, la reducción potencial de las tarifas era del 20%. Tras la negociación y la aplicación de nuevas normas de decisión en materia de expedición, la reducción real de las tarifas fue de casi el 24%.

La segunda causa del elevado flete costo era una deficiente red de plantas y almacenes. Al concentrar estas instalaciones en una única región geográfica, las entregas a clientes de todo el país se realizaban con envíos de larga distancia LTL y camiones. Otras empresas del sector disponían de una red de almacenes configurada para permitir un posicionamiento más económico de las existencias cerca de los clientes. Esto se traducía en distancias de envío LTL más cortas y una ventaja global costo .

Por último, una comparación del tamaño medio de los envíos reveló una diferencia significativa con respecto a otras empresas. El menor tamaño medio de los envíos de nuestro cliente no se debía al tamaño de los pedidos, sino al de los envíos. Los pedidos se dividían en varios envíos porque los productos no estaban en stock cuando se necesitaban. Aquí no se ha alcanzado el potencial, pero es significativo. Basta con echar un vistazo a costo por quintal de los envíos LTL de 1.000 o 2.000 libras en comparación con los envíos LTL de 10.000 libras, para ver claramente la oportunidad de ahorrar un 25% adicional (consulte nuestras Cinco razones para un transporte elevado costo caso de estudio ).

Selección del transportista

Este cliente utilizaba 68 transportistas comunes diferentes para los envíos LTL desde su única ubicación. Aunque el departamento de tráfico informó de un programa en curso para reducir el número de transportistas, había muchas razones para la larga lista. La mayoría de las razones estaban relacionadas con requisitos o preferencias específicas de los clientes. El departamento de logística necesitaba ganarse la confianza y el apoyo de la dirección de ventas para simplificar la ruta de salida y no incluir más de cuatro transportistas de salida. El resultado fue la selección de tres transportistas de salida como transportistas principales, ¡y entre los tres había un transportista que no estaba en la lista original de 68! Una clave importante para reducir las tarifas de flete es poder proporcionar un volumen significativo a un transportista candidato.

Muchos transportistas fueron eliminados incluso antes de que se discutieran las tarifas. El transporte por carretera es un servicio tanto para el cargador como para el destinatario. Se elaboró una lista de requisitos de servicio clave y se invitó a los transportistas a presentar sus cualificaciones y a demostrar su capacidad para satisfacer las necesidades de calidad de transporte de este cliente. Al mismo tiempo, se preparó y distribuyó a los transportistas candidatos un paquete informativo con detalles sobre los volúmenes de envío, los destinos y el tamaño de los envíos. En la lista figuraban tanto transportistas regionales como nacionales.

Negociación de tarifas

La lista se redujo a una docena de candidatos cualificados. A continuación, se invitó a cada uno de ellos a visitar las instalaciones con el objetivo de presentar sus cualificaciones específicas para gestionar el negocio (todo el negocio, si podían), recorrer las operaciones de envío y ver el estado de las zonas de carga y descarga, y escuchar una explicación de las expectativas de tarifas del cliente. Dos semanas después de la última reunión, se recibieron y evaluaron los presupuestos. El cliente preparó un borrador de la guía de rutas, estimó el ahorro y el impacto en los tiempos de tránsito, enumeró los clientes que se verían afectados por la nueva ruta y revisó las recomendaciones con la dirección de ventas. Los clientes y transportistas fueron notificados y las nuevas tarifas y rutas entraron en vigor.

Los resultados fueron excelentes: se consiguieron reducciones encosto , mejoraron los niveles de servicio (menos daños, tiempos de tránsito más coherentes y cortos) y hubo pocas quejas de los clientes. Éstas se resolvieron rápidamente trabajando con el transportista implicado y el cliente. El 50% de las posibilidades de reducción del flete en costo se materializaron en la primera pasada.