caso de estudio: Determinación de las causas de los elevados costos transporte en una empresa

Fondo

Tras realizar una evaluación comparativa de los costos transporte de una empresa de accesorios informáticos, descubrimos que su costo de transporte como porcentaje de las ventas era muy elevado. La empresa había demostrado un historial de mejora continua del costo de transporte como porcentaje de las ventas. A pesar de este rendimiento, el punto de referencia indicaba la gran posibilidad de que costos pudieran reducirse. A continuación se presentan las conclusiones sobre cada una de las cinco razones principales del elevado costo del transporte. 

1. Tarifas de flete elevadas

La tarifa LTL base utilizada en esta empresa se basaba en el origen y el estado de destino. Las tarifas se basaban en el tamaño del envío y en la clasificación FAK. Las preguntas a las que había que dar respuesta eran ¿Son competitivos los niveles generales de las tarifas? ¿Existe alguna ventaja en una estructura de tarifas basada en el estado (en lugar de la zona postal)? A continuación se llevó a cabo el proceso general de evaluación comparativa de tarifas descrito en el Caso 2 (más arriba). Los resultados fueron niveles generales superiores a la referencia más baja entre un 1% y un 10%, dependiendo de la región de destino. Los estados más cercanos al punto de envío tenían buenas tarifas; los más alejados, el mayor potencial de reducción. En el caso de estados grandes como California y Texas, estaba justificado "afilar el lápiz" y utilizar tarifas basadas en el código postal; en la mayoría de los estados, la base de tarifa única dio buenos resultados.

2. Red de almacenes obsoleta

El problema más común a la hora de configurar un sistema logístico para servir a los clientes minimizando costo es mantenerse al día de los cambios necesarios para satisfacer las exigencias actuales de calidad en la entrega de productos. Los conceptos están claros y las herramientas disponibles; lo que ocurre es que la presión de las operaciones cotidianas puede aplazar fácilmente la reevaluación de la red hasta que sea demasiado tarde. En este caso, el cambio más importante se produjo en el lado de la oferta de la logística. La fabricación se había globalizado. La red actual se diseñó cuando más del 90% de los productos vendidos en los mercados nacionales se fabricaban en una de las dos plantas situadas en el centro. Ahora, más del 50% del producto se fabrica en Extremo Oriente y más del 15% (y creciendo) en México. Incluso con cálculos hechos en el reverso de un sobre, el cliente se dio cuenta rápidamente de que traer el producto de China a EE.UU. y atravesar medio país antes de reenviarlo a un cliente del sur de California supondría un flete elevado costo como porcentaje de la venta. Si a esto añadimos una estructura de precios en rápido descenso, el resultado es una oportunidad para hacerlo mejor.

3. Envío fuera del área

El envío fuera de área se produce cuando el punto de envío principal no puede satisfacer un pedido y éste se dirige a un centro alternativo. Esto ocurre cuando el punto de envío principal no tiene existencias de uno o más artículos o está sobrecargado con pedidos que superan su capacidad actual. Cuando se produce un envío fuera de la zona, ocurren dos cosas y ninguna es buena. En primer lugar, el transporte costo suele ser más caro porque el punto secundario está más lejos del cliente. En segundo lugar, el tiempo de tránsito es más largo por la misma razón, por lo que el envío puede llegar más tarde de lo esperado. Una buena base de datos de facturas de transporte, debidamente codificadas, puede ayudar a identificar el alcance de los envíos fuera del área y proporcionar las herramientas para estimar el costo adicional implicado.

4. Cumplimiento deficiente de las rutas prescritas

Las rutas prescritas incluyen el uso correcto del modo y el transportista para un tamaño específico de envío. En la mayoría de los casos, el personal de transporte local debe seguir la guía de rutas preparada por un gestor de tráfico profesional. Una guía de rutas debe personalizarse para cada ubicación e incluir la mejor ruta y al menos una ruta alternativa junto con el costo y la diferencia de servicio entre ambas. Las instrucciones de ruta completas pueden incluir especificaciones para paquetes, paquetes de emergencia, envíos de carga inferior a camión, LTL prioritarios y envíos de carga de camión. El mejor modo y transportista deben especificarse por región de destino, estado, ciudad o código postal, según sea necesario. Como ya se ha mencionado, una buena base de datos de pagos de fletes puede apoyar el análisis del cumplimiento de estas instrucciones. No es raro identificar un 15% de ahorro en fletes en los casos en los que no se mantienen guías de ruta profesionales y en los que no se supervisa su cumplimiento.

5. Envíos fraccionados

Compare los pedidos con los envíos. ¿Es capaz de enviar pedidos perfectos (a tiempo, sin errores y completos)? Cuando los pedidos se dividen en varios envíos, los envíos individuales resultantes se mueven a un flete más alto costos por libra que si se enviaran todos juntos, de modo que se crea un envío a partir de un solo pedido. Cuando se dividen los envíos se producen cosas ineficientes. Además del incremento en el transporte costo, hay otros costes administrativos y de manipulación de materiales costos relacionados con el procesamiento y la recepción de cada componente individual del pedido. El alcance de este problema de envíos fraccionados puede cuantificarse si la base de datos de pagos de fletes contiene el número de pedido único correspondiente a la factura de flete. Cuando más de una factura de flete contiene el mismo número de pedido, se ha identificado un envío fraccionado. La solución al problema del envío fraccionado puede estar en producción. Sin embargo, se necesitan urgentemente técnicas de planificación y despliegue para sacar el máximo partido de la situación. El envío costos puede llegar a superar en un 30% los niveles "normales" debido a envíos divididos innecesarios.

En este caso, las oportunidades suponían entre el 15% y el 20% del transporte costos. El ahorro se produjo al dar un primer paso en la mejora de cada uno de los cinco ámbitos mencionados. No se han resuelto todos los problemas, por lo que sigue existiendo la oportunidad de mejorar el año que viene.