Cliente caso de estudio: Adquisiciones de bienes de consumo masivo inmediato

¿Gasta más de lo que debería?

Un importante fabricante de bienes de consumo masivo estaba interesado en mejorar la organización de compras y conseguir reducciones en costo . La organización de compras gestionaba el 35 por ciento del gasto en compras. Sin embargo, los compradores tenían distintos niveles de experiencia y dedicaban gran parte de su tiempo a actividades intensivas en mano de obra. Había pocos contratos en vigor, lo que exponía al fabricante al riesgo de cambios en el suministro y los precios.

El proyecto se dividió en dos fases. La primera consistió en realizar un análisis del gasto de alto nivel con una evaluación de las compras para identificar oportunidades de ahorro potencial y mejorar la función de compras. La segunda fase consistió en aplicar los ahorros utilizando metodologías de contratación de eficacia probada y orientar las actividades de mejora de procesos para aumentar la eficacia de la organización de compras.

Análisis de gastos

Se recopilaron datos sobre el historial de compras, los patrones y comportamientos de compra y los contratos y acuerdos con proveedores. Se realizó un análisis exhaustivo para desglosar el gasto anualizado por categoría de producto, SKU, proveedor y ubicación del usuario final.

Se observaron los procedimientos de pedido y se realizaron entrevistas para analizar las actuales operaciones de aprovisionamiento, incluidos los procedimientos de pedido, las revisiones de proveedores, los requisitos de servicio al cliente, la previsión y la planificación de inventarios, todo ello con el interés de saber cómo influye cada uno en las compras.

A partir de las observaciones, las entrevistas y los resultados del análisis del gasto, la organización de compras se sometió a una evaluación comparativa utilizando nuestras Directrices de Mejores Prácticas. Se identificaron las oportunidades de mejora y se priorizaron en mejoras a corto, medio y largo plazo.

Aplicación

Una vez seleccionados los productos más prioritarios, se recopiló información sobre los precios y las especificaciones actuales para conocer la base de referencia de los gastos adquiridos. Debido a la falta de especificaciones de los productos, se envió una solicitud de información (RFI) a los proveedores actuales para ayudar en el desarrollo de la línea de base. A continuación, se adaptó la solicitud de propuesta (RFP) con las especificaciones actuales recogidas en la RFI y los requisitos adicionales deseados por el fabricante.

Se identificaron proveedores alternativos y se publicó una RFP para maximizar la eficacia de una convocatoria competitiva. Una vez recibidas las respuestas, se analizaron todas las propuestas y se crearon precios objetivo adicionales para generar el máximo ahorro. Se llevaron a cabo rondas adicionales de negociaciones con los proveedores y se presentaron los candidatos finales al fabricante.

A lo largo del proceso de incorporación de los nuevos proveedores, Establish facilitó los debates del equipo de evaluación para llegar a un consenso y preparó guiones de negociación para la negociación final.

Mejora de los procesos

La mayoría de los compradores no estaban suficientemente capacitados para calificar a los proveedores, determinar las especificaciones de compra e identificar productos sustitutivos o proveedores alternativos. Se organizaron sesiones de formación para mejorar los conocimientos de los compradores sobre el proceso de aprovisionamiento.

Otras actividades de mejora de procesos facilitadas incluyen la mejora de la relación comprador-proveedor, la creación de grupos lógicos de aprovisionamiento, la consolidación del número de proveedores y la investigación de oportunidades de racionalización y normalización.