Establecer la reserva de seguridad óptima

El objetivo de las existencias de seguridad es absorber las fluctuaciones imprevistas de la oferta y la demanda, y es vital para mantener un alto nivel de servicio al cliente. Pero las existencias de seguridad también pueden ser un importante motor de costo .

Este documento analiza cómo optimizar los niveles de existencias de seguridad, equilibrando la tenencia de existencias costos con la costo de pérdidas de ventas debidas a roturas de existencias.

Ajuste de su stock de seguridad

En un mundo ideal, sería capaz de mantener un nivel de servicio al cliente del 100%. Por supuesto, esto es poco realista debido a la cantidad de existencias que se necesitarían. Los costes de almacenamiento y gestión del inventario en costos serían muy elevados, y las amortizaciones en costos a medida que los productos caducan o se quedan obsoletos se dispararían.

Establecer niveles óptimos de existencias de seguridad implica equilibrar la costo de suministrar y mantener las existencias adicionales con la costo de no satisfacer la demanda: una tarea difícil, pero que repercutirá significativamente en su cuenta de resultados.

Soluciones comunes para fijar un stock de seguridad óptimo

A pesar de la importancia de establecer los niveles correctos de existencias de seguridad, muchas empresas lo hacen mal, basándose en métodos simplistas como un número fijo de días de cobertura o una cantidad fija de existencias. Algunas ni siquiera tienen existencias de seguridad.

Otras empresas han adoptado un enfoque algo más sofisticado en el que se determina un nivel de servicio fijo y se tienen en cuenta los plazos de suministro y/o los errores de previsión (véase más adelante).

Stock de seguridad = Nivel de servicio x 1,25 x MAD* x SQRT Plazo de entrega

*MAD: Desviación Media Absoluta (medida de la precisión de la previsión)

Por desgracia, ninguno de estos métodos maximiza el valor de las existencias de seguridad para su empresa y sus clientes. Para entender mejor cómo podemos optimizar las existencias de seguridad, tenemos que comprender la verdadera costo de mantener y suministrar las existencias adicionales frente a los riesgos y costos de la pérdida de ventas.

costos Asociado a la posesión de acciones

En primer lugar, debemos establecer los distintos componentes de costo asociados a las existencias en almacén:   

• Costo de escasez: el costo de las ventas perdidas por falta de existencias.

• Stock de seguridad costo - el costo de mantener stock de seguridad

• Existencias cíclicas costo - la costo de mantener existencias adicionales (por encima de las existencias de seguridad).   

• Costo de pedido fijo: el costo de realizar un pedido de suministro.

La suma de estos costos es el "inventario total costo", que tenemos que minimizar. Para ello, tenemos que encontrar el equilibrio óptimo entre el costos de las ventas perdidas y el costo de mantener existencias para evitar que eso ocurra.

1) Escasez costo

La escasez costo es la costo de perder una venta. A menudo es difícil determinar una cantidad exacta en dólares por una venta perdida, pero no se puede negar que hay un costo muy real asociado a ella. El cálculo de una escasez costo implica tres componentes:

• Cantidad escasa (demanda no satisfecha)

• Escasez costo por unidad   

• "Factor de pérdida de ventas"

Cantidad escasa

Al analizar las ventas perdidas, es importante determinar el número estimado de unidades que no se atenderán. Un nivel de servicio del 95% indica que una empresa dejará de satisfacer el 5% de la demanda prevista.

Costo de escasez por unidad

También tenemos que ver la escasez costo por unidad. Existen diferentes métodos para calcular la escasez costo en función de su empresa y de si la calcula a nivel de productos acabados o semiacabados.

En el caso de los productos acabados, es aún más importante saber si la "falta de demanda" dará lugar a a) un pedido pendiente, b) una venta perdida o c) un cliente perdido. La escasez costo puede basarse en el margen bruto (precio-costo), en el producto costo, o en un conjunto costo.

"Factor de pérdida de ventas"

El último componente del cálculo de la escasez costo es el "factor de ventas perdidas". Se trata de un factor subjetivo utilizado para ajustar el total de costo que tiene en cuenta el impacto intangible de perder la venta.

Por ejemplo, el factor de pérdida de ventas en una situación en la que se espera que un cliente espere unos días antes de ir a un competidor podría estar entre cero y uno. Por otro lado, cuando se pierde una venta y cabe esperar implicaciones adicionales, como futuras ventas perdidas o penalizaciones, el factor de ventas perdidas sería superior a uno.

Cuanto mayor sea el factor, más importante será el impacto adverso de perder la venta, y acabaremos con unos niveles de servicio y existencias de seguridad más elevados.

Fijar el valor correcto suele implicar discusiones en el taller. Sin embargo, el punto crítico que hay que reconocer aquí es que existe un costo asociado a la pérdida de una venta que debe tenerse en cuenta a la hora de fijar los niveles óptimos de existencias de seguridad. aquí es que existe un costo asociado a la pérdida de una venta que debe tenerse en cuenta a la hora de fijar los niveles óptimos de existencias de seguridad.

2) Existencias de seguridad costo

El componente de costo de las existencias de seguridad es el costo de mantener las existencias de seguridad:

Producto costo x Tipo de interés x Cantidad de existencias de seguridad

El reto consiste en definir la cantidad de existencias de seguridad. Varios factores influyen en ello:

Variación de la demanda

Cuanto mayor sea la variación de la demanda, más existencias de seguridad necesitará. Podemos medir la variación de la demanda de dos formas 1) demanda real frente a demanda media O 2) demanda real frente a demanda prevista (error de previsión).

Plazo de suministro

Los plazos de suministro más largos requieren horizontes de previsión más largos. Un horizonte de previsión más largo significa más incertidumbre y, por tanto, más existencias de seguridad.

Número de pedidos al año

Este factor está relacionado con el número de pedidos realizados para suministrar las mercancías necesarias. Un mayor número de pedidos permite reducir el stock cíclico, pero también significa que el saldo de existencias se acercará con más frecuencia al nivel de stock de seguridad y, por tanto, se necesitaría un stock de seguridad más elevado (véase más adelante).

Precisión del plazo de entrega

La misma lógica se aplica a la oferta que a la demanda (fluctuación de la demanda/precisión de las previsiones). Si un proveedor a veces entrega en 5 semanas y otras en 8, hay que tener en cuenta esta incertidumbre. Y a más incertidumbre, más existencias de seguridad.

Nivel de servicio

Por último, pero no por ello menos importante, cuanto mayor sea el nivel de servicio deseado, mayor será el stock de seguridad necesario. Si su ambición es cumplir el 98% de todos los pedidos, necesitará más existencias de seguridad que si se conformara con el 90%.

3) Ciclo de existencias costo

Stock cíclico costo es el costo de la tenencia del inventario que no es stock de seguridad:

Producto costo x tipo de interés x cantidad de existencias del ciclo

Cuando examinamos la costo de la tenencia de acciones, no sólo nos fijamos en el capital costo. También tenemos que considerar el costo asociado a la gestión de las existencias. Esto puede incluirse en el tipo de interés que utilicemos.

La cantidad de existencias cíclicas es la media de existencias que tenemos durante el año, excluidas las existencias de seguridad. Una forma sencilla de determinarlo es tomar la demanda anual total y dividirla por el número de pedidos realizados en el periodo (frecuencia de reposición) y dividirlo por dos. Véase el diagrama siguiente.

4) Orden fija costo

Cada vez que realice un pedido de reaprovisionamiento (ya sea un pedido de fabricación, un pedido de distribución o un pedido de compra), habrá un costo asociado. A lo largo de un año, si realiza 20 pedidos en lugar de 5, acumulará cuatro veces el pedido fijo costo. Puede resultar difícil identificar con precisión el pedido fijo costo, pero lo principal es reconocer que existe costo y que es algo que hay que tener en cuenta.

Optimización de la reserva de seguridad

Para determinar el nivel ideal de existencias de seguridad, tenemos que considerarlo en el contexto del inventario total costo, que a su vez se reduce a encontrar la combinación óptima de nivel de servicio y frecuencia de reposición (véase la imagen siguiente). Hay que tener en cuenta los siguientes factores:

• Fijar el precio de venta y la norma costo   

• Definido costo de perder una venta

• Variación de la demanda actual

• Plazo de entrega y variación   

• Demanda anual total

• Fijar el tipo de interés

La mejor manera de mejorar el stock de seguridad global es reducir la variación de la demanda y el plazo y la variación del suministro. Sin embargo, en un momento dado, estas métricas son las que son, por lo que tenemos que determinar el nivel de servicio y la frecuencia de reposición óptimos.

Matemáticamente, estamos ante un problema tridimensional. Queremos minimizar el inventario total costo (definido anteriormente) ajustando dos variables: la frecuencia de reposición y el nivel de servicio.

En la imagen anterior, podemos ver cómo varían los cuatro componentes del stock costo con la frecuencia de reaprovisionamiento:

• Las existencias de seguridad aumentan con un mayor número de reposiciones (habrá más veces a lo largo del año en las que estará más cerca de la línea de existencias de seguridad).

• La escasez costo seguirá siendo la misma independientemente de la frecuencia de reposición, ya que está en relación directa con el nivel de servicio.

• El ciclo de existencias costo disminuirá con una mayor frecuencia de reposición. Cuanto más a menudo compremos, menos existencias necesitaremos.

• El pedido fijo costo se refiere a cada uno de los pedidos que estamos realizando, por lo que cuanto mayor sea la frecuencia de reposición (más pedidos), mayor será el pedido fijo costo.

Sumando los costos, obtenemos una curva de costo total, que muestra cómo cambia el inventario total costo con la frecuencia de reaprovisionamiento en dos niveles de servicio diferentes.

Por último, si presentamos este problema como un gráfico tridimensional, en el que tanto la frecuencia de reposición como los niveles de servicio son variables, obtenemos la imagen que se muestra a continuación.

Ahora sólo queda encontrar el óptimo en este gráfico en el que el inventario total costo (teniendo en cuenta la escasez costo, el stock cíclico costo, el stock de seguridad costo, y el pedido fijo costo) sea el más bajo.

Encuentre este punto y habrá encontrado el nivel perfecto de existencias de seguridad, el equilibrio ideal entre el nivel de servicio y la costo de mantenerlo.

Conclusión

Las ventajas de optimizar los niveles de existencias de seguridad son significativas. Existen oportunidades inmediatas tanto en términos de reducción de costos como de mejora del servicio al cliente. A pesar de ello, la mayoría de las empresas realizan un trabajo relativamente deficiente a la hora de mantener sus niveles de existencias de seguridad. La experiencia nos dice que el enfoque más común para establecer las existencias de seguridad es simplemente utilizar un número determinado de días de cobertura. Esto no es adecuado.

La fijación incorrecta de los niveles de existencias de seguridad repercute directamente en la capacidad de servir a los clientes y da lugar a un exceso de existencias. Esto tiene implicaciones desde el punto de vista de costo del capital y de la gestión de las existencias. Un almacén sobrecargado es más difícil y más caro de gestionar. Contar con demasiadas existencias también implica una mayor probabilidad de tener que amortizarlas por caducidad u obsolescencia.

Establecer los niveles correctos de existencias de seguridad es un componente crucial de su negocio y de la planificación de la cadena de suministro. Existe un gran potencial para las empresas que se toman el tiempo necesario para averiguar qué les funciona.