Cómo garantizar el éxito de la implantación de un 3PL
La logística de terceros (3PL) se refiere a la práctica de subcontratar servicios logísticos a un proveedor externo especializado. Estos servicios pueden incluir el almacenamiento, el transporte, la gestión de inventarios y la expedición de mercancías. Al asociarse con un proveedor 3PL, las empresas pueden descargarse de las complejidades de la logística, lo que les permite centrarse en sus competencias básicas.
En las últimas décadas, el sector de los 3PL ha evolucionado notablemente, ofreciendo una amplia gama de servicios logísticos a empresas de diversos sectores. En lo que respecta específicamente al almacenamiento, gestionar un almacén propio puede resultar caro y complicado, por lo que muchas empresas deciden dejar estos servicios en manos de un proveedor 3PL. Integrar las operaciones de almacén con un proveedor 3PL ofrece varias ventajas para la gestión de la cadena de suministro, como mejoras de la eficiencia, ahorros en costo , flexibilidad laboral, escalabilidad, acceso a conocimientos especializados y mejor servicio al cliente. Para conseguir estas mejoras, es imprescindible seleccionar al socio adecuado.
Cuando se utiliza un 3PL, el proceso de selección e implementación de su socio es fundamental, pero puede ser una tarea desalentadora para las empresas. Es esencial contar con un grupo interno o externo que dirija el proceso de selección e integración. En situaciones en las que los recursos internos son limitados o el tiempo apremia, aprovechar la experiencia externa puede ser un camino óptimo. En Establish, seguimos un enfoque detallado de 5 pasos a la hora de seleccionar e integrar un nuevo proveedor 3PL.
Definición de objetivos y requisitos operativos: Comprenda sus objetivos empresariales y necesidades organizativas. Qué pretende conseguir con la integración de 3PL?
Selección y evaluación de socios: Elegir al socio 3PL adecuado es fundamental. ¿Cuáles son los criterios decisivos? (costo, experiencia, cultura...)
Asignación de puntos de integración para sistemas y datos: Alinee a la perfección sus sistemas existentes con la infraestructura del proveedor 3PL. Los puntos de integración importan.
Gestión de la transición + Go-Live: Ejecute la transición sin contratiempos. Minimice las interrupciones durante la fase crítica de puesta en marcha.
Gestión permanente + mejora continua: Mantener el éxito requiere una gestión con iniciativa y un perfeccionamiento continuo.
En otro blogpost(Cómo elegir al socio 3PL adecuado - Establish Inc.), hablábamos de la importancia de definir los objetivos y requisitos operativos (paso 1) y de la necesidad de una selección y evaluación exhaustivas del socio (paso 2). Aunque la elección del socio adecuado es importante, el proceso de integración y puesta en marcha es fundamental para garantizar el éxito. En este artículo, nos centraremos en los tres últimos pasos.
Paso 3: Determinación de los puntos de integración de sistemas y datos
Una vez finalizada la selección del socio 3PL y adjudicado el contrato, es hora de iniciar el proceso de implantación. Uno de los aspectos de la transición es el diseño de la integración del sistema. En el proceso de diseño colaborativo, las organizaciones trabajan juntas para establecer conexiones sin fisuras entre sus sistemas. Contar con el apoyo de recursos externos ayuda a mantener el enfoque del proyecto, incorporar las mejores prácticas, alinear las necesidades empresariales entre usted y el 3PL en lugar de rediseñar por completo lo existente y mantener un calendario de integración eficiente gestionando los recursos internos con eficacia. Así es como suele desarrollarse la integración de sistemas:
Diseño de flujos de datos: Los equipos determinan cómo se mueven los datos entre los distintos sistemas. Esto implica identificar las fuentes de datos, los puntos de transformación y los destinos. Hay que tener en cuenta el intercambio de datos en tiempo real, el procesamiento por lotes y la sincronización de datos. Normalmente hay que decidir entre un EDI, una API o una integración más manual.
Procedimientos operativos: Los colaboradores definen los procedimientos operativos para el tratamiento de los datos. Esto incluye la validación de datos, la gestión de errores y la gestión de excepciones. La normalización de los procedimientos garantiza la coherencia y la fiabilidad.
Traspaso de flujos de trabajo: Los traspasos de flujos de trabajo se producen cuando un sistema finaliza su tarea y transfiere los datos pertinentes al siguiente sistema. Una documentación y comunicación claras son esenciales para evitar cuellos de botella o pérdidas de datos durante los traspasos.
Integración de informes: Los sistemas de elaboración de informes necesitan acceder a los datos pertinentes. Las integraciones garantizan que las herramientas de elaboración de informes puedan extraer datos de diversas fuentes. Los informes, cuadros de mando y análisis personalizados mejoran la toma de decisiones.
Adaptación a la infraestructura existente: Las organizaciones adaptan las integraciones a su pila tecnológica existente. Esto implica evaluar la compatibilidad, la seguridad y la escalabilidad. Los sistemas heredados pueden requerir conectores o middleware adicionales para una integración perfecta.
Al abordar estos aspectos en colaboración, las organizaciones crean sólidas conexiones de extremo a extremo que mejoran la eficiencia e impulsan el éxito empresarial.
Paso 4: Gestión de la transición
Aunque la integración de sistemas es un hito clave en el proceso de integración de 3PL, es importante planificar y gestionar la transición operativa y física con el nuevo socio. Para garantizar una transición fluida, es esencial centrarse en las siguientes áreas:
Enfoque por fases: Para implantaciones de mayor envergadura (varias sedes, unidades de negocio o canales de venta), es fundamental tener en cuenta las ventajas de una implantación por fases . Al dividir la implantación en fases manejables, las organizaciones reducen el riesgo de interrupciones a gran escala. Por ejemplo, para implantaciones en varios centros, cada almacén, socio o región puede tener una fecha de entrada en funcionamiento específica y diferente. Cada región se convierte en un campo de pruebas que permite realizar ajustes antes de la implantación a gran escala. Además, las implantaciones escalonadas aportan información valiosa. Las organizaciones aprenden de los primeros, perfeccionan los procesos y se adaptan a los matices regionales. Además, concentrarse en una región cada vez garantiza una asignación eficaz de los recursos y evita sobrecargar al personal, la infraestructura y los sistemas de apoyo.
Comunicación y formación: Otro pilar importante es establecer un plan de comunicación, formación y pruebas. La comunicación transparente con las partes interesadas es crucial. Hay que informar a los empleados, clientes y socios sobre los próximos cambios, los plazos y las repercusiones previstas, respetando los acuerdos contractuales y las consideraciones operativas. A continuación, es importante ofrecer una formación completa a los equipos afectados. Aborde sus preocupaciones y asegúrese de que se sienten seguros utilizando los nuevos sistemas y ofrezca apoyo continuo durante la transición. Desde el punto de vista de los sistemas y las operaciones, una buena práctica consiste en utilizar los sistemas existentes y los nuevos en paralelo, al igual que los socios que salen y los que entran. Esto minimiza las interrupciones y permite realizar ajustes graduales.
Estrategia de salida: Si hay socios 3PL existentes que están perdiendo negocio, la gestión eficaz de la transición puede ser un reto, pero hay estrategias para mantenerlos comprometidos durante esta fase crítica. En primer lugar, es esencial una comunicación clara y oportuna. A lo largo de todo el proceso, deben mantenerse puntos de contacto y control periódicos. Es muy importante alinear las expectativas, tanto desde el punto de vista legal como operativo. Proporcionar instrucciones bien definidas y documentación exhaustiva facilita una transición profesional. Además, vigilar de cerca costos y los sistemas garantiza una salida sin problemas. Dada la complejidad de esta tarea, a menudo es aconsejable realizar visitas in situ para gestionar las expectativas y obtener una visión global de las operaciones actuales.
Sea proactivo: Al navegar por las complejidades de la integración y transición de un 3PL, es importante ser lo más proactivo posible. Las mejores prácticas consisten en nombrar campeones del cambio dentro de cada región o grupo, que defiendan y promuevan la adopción, aborden la resistencia y fomenten actitudes positivas. Así se establece un circuito de retroalimentación para captar las experiencias de los usuarios e identificar los puntos débiles. La gestión proactiva implica abordar los problemas con prontitud, por lo que es importante crear los foros adecuados para escuchar estas voces. La puesta en marcha de un nuevo almacén conlleva retos y problemas, por lo que es importante anticiparse a ellos y abordar de forma proactiva los cuellos de botella, los fallos técnicos y los obstáculos imprevistos, garantizando que el viaje de mejora continua comience desde el principio.
Paso 5: Gestión continua y optimización permanente
El viaje no termina con la puesta en marcha, sino que se extiende al periodo posterior a la implantación. En primer lugar, es fundamental explicar la necesidad de una optimización continua tras el lanzamiento inicial. Esto implica una evaluación y optimización continuas y un compromiso de mejora continua. Una de las mejores prácticas del sector es utilizar una reunión de seguimiento de incidencias para controlar los elementos abiertos que necesitan seguimiento. Después de la puesta en marcha, surgirán muchas ideas y solicitudes de cambio para mejorar el funcionamiento y ampliar el alcance; es importante captarlas y priorizarlas correctamente.
Una vez en un estado estable, también es importante discutir los modelos de gobernanza, realizar un seguimiento de los KPI y supervisar el rendimiento. Estos KPI suelen definirse en el acuerdo de nivel de servicio (SLA) y resumen el rendimiento de las operaciones de salida, las operaciones de entrada y la precisión del inventario. También es fundamental dedicar tiempo a auditar las facturas del 3PL y garantizar su exactitud. Permite comprobar que se están facturando las tarifas correctas, así como los volúmenes operativos exactos. Ocasionalmente, podría haber errores sistemáticos en la función de facturación que podrían pasarse por alto.
Al final, es el trabajo del 3PL ofrecer una solución eficaz para su negocio, pero usted puede ayudar a facilitar una integración exitosa y promover la mejora continua mediante la utilización de un socio consultor, como Establish, que se asegurará de que usted tome las medidas correctas y establezca una estructura eficaz posterior a la puesta en marcha.
En este blogpost, hemos explorado los pasos críticos necesarios para una perfecta integración 3PL. Al asociarse con una empresa de consultoría como Establish, puede alinear estratégicamente sus objetivos y requisitos operativos, garantizando un lanzamiento exitoso y una optimización continua. Recuerde que el éxito de la integración de un 3PL no sólo depende de la tecnología, sino también de las personas, los procesos y la colaboración. Con el enfoque adecuado, conseguirá aumentar la eficiencia, ahorrar en costo y mejorar la satisfacción del cliente.