Cómo seleccionar el sistema de gestión de almacenes (WMS) adecuado
El éxito de un almacén depende de que los empleados apliquen soluciones de almacenamiento, y el éxito de estos empleados depende del soporte del sistema. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) es un requisito clave en un almacén para recopilar y realizar un seguimiento de los datos, estandarizar los procesos y ejecutar operaciones eficientes. Los SGA varían en cuanto a su funcionalidad concreta, pero suelen gestionar varias operaciones de la cadena de suministro dentro del almacén con el objetivo de impulsar la productividad, optimizar costos, aumentar la satisfacción del cliente y crear visibilidad de los datos.
Hay muchos factores diferentes que evaluar a la hora de elegir el SGA adecuado para el negocio y los procesos de una empresa. El SGA adecuado debe ser capaz de:
Apoyar las funciones actuales del almacén
Apoyar las funciones deseadas que el almacén tiene previsto implementar
Integración con sistemas que no serán compatibles con el SGA
Crecer con la empresa y las mejoras futuras
Nivel 1 frente a nivel 2 frente a nivel 3
Los sistemas de gestión de almacenes se suelen clasificar en tres niveles: el nivel 1 es el más sofisticado y el nivel 3 el menos sofisticado, con costos asociado siguiendo el mismo patrón. El costos estándar consistirá en la puesta en marcha y la implementación, además del costos operativo mensual. La decisión sobre qué tipo de SGA se necesita se reduce al equilibrio entre costos y las capacidades requeridas o deseadas. La línea divisoria entre un SGA de nivel 1, 2 y 3 está cada vez menos definida: un SGA de nivel 1 puede activar o desactivar funciones para ofrecer aplicaciones personalizadas a nivel de cliente individual que se adapten a necesidades específicas.
Los SGA de nivel 3 suelen ser sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) con funciones de SGA, pero también existen programas de SGA básicos. Las funciones de nivel 3 abarcan la recepción estándar, la entrada en almacén, el inventario, la preparación de pedidos, el embalaje y el envío. Suelen ser los más baratos costo y los más populares entre los clientes que desean desarrollar e implementar un SGA con un capital mínimo costos.
Es probable que un almacén que funcione con un SGA de nivel 2 tenga procesos más complejos que requieran funcionalidades más avanzadas y personalizadas. Los sistemas de nivel 2 admiten empresas con varios almacenes, permiten una mayor automatización y pueden integrarse con múltiples sistemas, como ERP y sistemas de gestión del transporte (TMS). Pueden encontrarse en costos y los clientes los prefieren por su mayor funcionalidad y mejores opciones de integración que los sistemas de nivel 3.
Los SGA de nivel 1 ofrecen una funcionalidad completa a cualquier empresa que gestione un almacén. Estos sistemas de nivel empresarial incluyen las funciones más avanzadas y pueden ser instalaciones multisede y globales. Proporcionan una integración completa de la cadena de suministro, operaciones de almacén totalmente automatizadas y complementos como gestión de mano de obra, gestión de patios y gestión de tareas. Los sistemas de nivel 1 suelen ser los más caros, pero también tienen el soporte más amplio y la mayor flexibilidad de todos los sistemas. Como ya se ha mencionado, la mayoría de estos sistemas sólo pueden ofrecer ciertos aspectos del software para ayudar a alinear costos con los requisitos del cliente.
Pasos para la selección de un SGA
A la hora de seleccionar un SGA, los principales pasos del proceso son los siguientes:
Contratar un equipo interno de selección de SGA, potencialmente con la adición de un especialista externo, por ejemplo un consultor de SGA o un consultor de la cadena de suministro.
Cree un calendario y un presupuesto para la búsqueda e Implementación del SGA, incluida una previsión de la rentabilidad de la inversión.
Recopilar los requisitos del SGA.
Crear una lista de proveedores basada en los requisitos del SGA.
Elabore una RFP utilizando una plantilla de proveedor o un esquema personalizado.
Envío de la RFP a los proveedores.
Analizar las respuestas de los proveedores para elaborar una lista final de preseleccionados.
Programe demostraciones con los principales proveedores para evaluar el rendimiento del sistema.
Negociar contratos con proveedores cuando se desee.
Tomar la decisión final sobre el proveedor de SGA basándose en las capacidades y las implicaciones de costo .
Programar la formación y la aplicación.
Al final del proceso, se pondrá en marcha con el SGA adecuado para su empresa.